Digitale Zusammenarbeit
im und mit dem Erzbistum Berlin
Anlass:
- Informationen und Dokumentation liegen auf unterschiedlichen Festplatten, in mehreren Cloud-Lösungen, dem Dokumentenmanagement (Regisafe), in verschiedenen Fachanwendungen und in Papierform vor.
- Auch innerhalb eines standardisierten Bearbeitungsprozesses ergeben sich Datenredundanzen sowie mehrfache Brüche im Kommunikations- und Bearbeitungswerkzeug.
- Diese Problematiken führen zu Mehraufwand, Schnittstellenproblematiken sowie ineffizienten Ressourceneinsatz
- Die Problematik stellt sich innerhalb der Fachbereiche zwar aufgrund einer einheitlichen Fachanwendung (MACH, Kirus, …) sehr häufig nicht, tritt aber fast immer auf, sobald fachübergreifend zusammengearbeitet oder entschieden werden muss.
Ziel:
- Digitale, langfristige, regelkonforme (Datenschutz, Revisionssicherheit, …), einfache und zentrale Verfügbarkeit von Informationen sowie Entscheidungsgrundlagen für alle Beteiligten bzw. Berechtigten einer Aufgabe oder eines Prozesses.
- Vorbereitung einer zentralen elektronischen Vorgangsbearbeitung standardisierter bzw. regelmäßiger Prozesse und Aufgaben, die verbindlich fachübergreifend bearbeitet werden (Beispiel Urlaubsantrag, …).
- Auswahl und Vorbereitung eines zentralen Kollaborationstools für fachüber-greifende Zusammenarbeit in Projekten und Gremien.
Umsetzung:
November 2022 bis März 2023:
- Bestandsaufnahme und Potenzialanalyse (Halbstrukturierte Interviews, Workshops, Dokumentenflussanalyse)
- Abgleich Anforderungskatalog mit System (Prüfung der möglichen Weiterführung zur zentralen elektronischen Vorgangsbearbeitung)
- Priorisierung und Umsetzungsplan
April 2023 bis März 2024:
- Definition der Schnittstellenprojekte
- Schrittweise Einführung der elektronischen Akte
- Entscheidung zum Kollaborationstool nach Prüfung der Umsetzbarkeit
Projektleitung:
- Markus Kappes und Robert Arnold, Bistumsinterne Organisation
- Lothar Leger, Geschäftsführung B&L Management Consulting GmbH
Projektgruppe:
- Bau: Martin Pohl, Bauleiter
- Bildung: Monika Klapczynski, Leiterin Fachreferat Medienbildung
- Digitalisierung und Bischofsbüro: Robert Arnold, Leiter Digitalisierung
- Finanzen: Florian Kleine, Buchhaltung
- Metropolitankapitel: Oliver Wüstling, Verwaltungsleiter
- Pastoral: Sebastian Schwertfeger, stellv. Leiter Bereich Pastoral
- Personal Sendung: Christian Schärtl
- Personal Ressourcen: Regina Schäfer
- Zentrale Servicestellen: Andreas Fritsch, Assistent Generalvikar/Weltkirche
- Pfarreien/Ehrenamtliche Mitarbeiter in Verwaltung und Kirchenvorstand: Stephan Glaßmeyer, Verwaltungsleiter, Königs Wusterhausen-Eichwalde & Hl. Johannes XXIII. Lichtenrade-Buckow-Mariendorf-Tempelhof
Weitere Interessensvertretungen sind eingebunden und werden regelmäßig informiert:
- Zu Fragen des Datenschutzes werden die zuständigen Stellen kontinuierlich informiert.
- Die Mitarbeitervertretung (MAV-EBO) und die Vertretung der Schwerbehinderten wurden am 8. Februar 2023 über das Projekt informiert.
- Das Christian-Schreiber-Haus in Alt-Buchhorst und das St. Otto-Haus in Zinnowitz sowie die Pfarreien, die vor dem 1. Januar 2017 gegründet wurden, werden nicht betrachtet.
- Moderation/Prozessbegleitung: Christopher Maaß, Projekte & Prozesse
- Externe Expertise: B&L Management Consulting GmbH, Lothar Legler et al.
- Kommunikation: Stefan Förner, ZS.6 Medien, Pressesprecher
Erste Ergebnisse:
Es wurden insgesamt 24 Interviews geführt, also doppelt so viele wie geplant. Mit einer leichten Verzögerung im Zeitplan um etwa drei Wochen liegen erste Auswertungen vor:
- Nutzenaspekte: Der Einsatz eines Dokumenten Management-Systems (DMS) wird von den Interviewpartnern durchweg mit einem deutlichen Nutzen für die jeweiligen Aufgaben verbunden.
- Einsatzgebiete: Bei der Beurteilung der (potenziellen) Einsatzgebiete für ein DMS ergibt sich ein heterogenes Bild. Im Vordergrund stehen Vorlagenmanagement, revisionssichere Archivierung und Posteingangsbearbeitung. Auch Wissensmanagement wird hoch bewertet.
- Analoge Dokumente: Auch wenn viele bereits weitgehend digital arbeiten, so zeigen sich doch die ganz typischen Einschätzungen für eine papiergebundene Arbeit: Einschränkungen bei der Verfügbarkeit, aufwändige Aktualisierung, Platz für Ablage/Archiv erschöpft. Ein elektronischer Zugriff würde die Arbeit merklich erleichtern. Die Existenz von Mehrfach- und Sicherheitskopien, eine nicht einheitliche Ablagesystematik sowie zu lange Suchzeiten wurden (teilweise) bemängelt.
- Elektronische Dokumente: Die Antworten in Bezug auf elektronische Dokumente verweisen durchweg auf Optimierungspotenziale für ECM / DMS. Die Wahrung der Vertraulichkeit ist den Interviews zufolge kein Thema. Problematisiert wird, dass Dokumente „falsch“ abgelegt werden, dass es keine einheitliche Ablagesystematik gibt.
- E-Mails: Die Ablage von Mails ist zu wenig systematisiert. Lokale Kopien und ausgedruckte Mails sorgen (teilweise) für Inkonsistenzen.
Ihre Fragen gern an die nachstehenden Mail-Adressen, allgemein relevante Antworten werden nach und nach hier veröffentlicht.
Kontakte:
Lothar Leger
B&L Management Consulting GmbH
Tel.: 069-133093-0
E-Mail: leger(ät)bul-consulting.de
Internet: www.bul-consulting.de
Markus Kappes
Erzbistum Berlin
Bistumsinterne Organisation
Tel.: 030 32684-103
E-Mail: Markus.Kappes(ät)erzbistumberlin.de
Robert Arnold
Erzbistum Berlin
Teilbereich IT / Digitalisierung
Tel.: 030 32684-230
E-Mail: robert.arnold(ät)erzbistumberlin.de
