Mit der Gründung der neuen Pfarreien geht auch eine einheitliche technische Ausstattung der Zentralen Verwaltungsbüros einher, damit alle auf einem guten und zukunftsfähigen Standard aufsetzen können. Robert Arnold (37) ist seit fast zwei Jahren im Erzbistum Berlin zuständig für die Digitalisierung und hat dieses Projekt von seinem ersten Tag an begleitet. Zurzeit nimmt diese Aufgabe den größten Teil seiner Zeit in Anspruch und die ersten Erfolge sind bereits sichtbar. Was ist genau geplant? Was bekommt welche Pfarrei wann? Der Teilbereichsleiter Digitalisierung benennt die Fakten.
Was steckt hinter der technischen Ausstattung der neuen Pfarreien?
Die dahinterliegende Idee ist, die Verwaltung im Erzbistum Berlin zu standardisieren. Dafür muss auch die Technik, die in der Verwaltung genutzt wird, standardisiert werden. Wir möchten eine einheitliche, zentralisierte und skalierbare Struktur errichten, mit einer modernen und digitalen Verwaltungsarbeit Prozesse vereinfachen und auf diesem Weg einen Teil dazu beitragen, dass der Fokus auf dem Kerngeschäft liegen kann – losgelöst von IT-Fachwissen. Dazu gehören Softwarepakete, Telefonanlagen, der Aufbau eines gemeinsamen Netzwerks, moderne Hardware und natürlich ein zuverlässiger Support.
Hardware, Software – worauf können sich die neuen Pfarreien freuen?
Es geht in dem Projekt nicht darum, Schema F auszurollen. Wir haben einen Werkzeugkoffer erstellt, aus der die Pfarrei Bausteine je nach Bedarf auswählen. Einiges davon ist natürlich verbindlich, denn Ziel ist es, alle Pfarreien in ein gemeinsames Netzwerk zu bringen, damit wir an Dateien ortsübergreifend zusammenarbeiten können.
Um die Verwaltungsarbeit in den neuen Pfarreien professionell und einfach abdecken zu können, führen wir an allen Standorten ChurchDesk ein. Diese Software vereinfacht mit Kontakt- und Kalenderverwaltungen, Gruppenfunktionen, Newslettersystem, Internetbaustein oder Veranstaltungs-Tool die Pfarreiorganisation und ist von unterwegs per App und Browser nutzbar. Außerdem erhalten alle zentralen Verwaltungsbüros ein Office-Paket und professionelle Konferenzsoftware. Diesem Wunsch sind wir in der Bedarfs-Analyse vielfach begegnet. Die Telefonanlagen können durch Cloud-Telefonie ersetzt werden, damit ist beispielsweise die telefonische Erreichbarkeit ortsunabhängig gewährleistet. Und natürlich gibt es einen Mindeststandard für die Endgeräte. Alle Zentralbüros werden mit moderner Hardware ausgestattet.
Wie läuft die Einführung ab?
Zuerst gibt es eine gemeinsame Begehung, bei der der Ist-Zustand aufgenommen wird. Wie sind die baulichen Voraussetzungen? Sind Kabel gelegt? Manchmal muss man auch kreative Lösungen finden. An diesem ersten Termin wird die gesamte Lösung umrissen, das Netzwerk wird besprochen, der Support, die Telefonie, Backups, Sicherheitsmaßnahmen – damit den Teilnehmern bewusst ist, was auf sie zukommt. Zu diesem ersten Termin bekommen die Büros auch Hausaufgaben: Um einen reibungslosen Datentransfer zu gewährleisten, müssen alle eine Art Bestandsaufnahme machen.
Wie sieht der Support vor Ort aus?
Voraussetzung für den Erfolg des Digitalisierungsprozesses ist es, dass die Akzeptanz der neuen Hard- und Software vor Ort hoch ist und dafür ist es notwendig, dass man sich in der neuen Umgebung wohl fühlt und damit gut arbeiten kann. Deshalb bieten wir neben der allgemeinen Einführung und verschiedenen Vor-Ort-Terminen auch spezielle Schulungen und Trainings an. Und selbstverständlich auch einen zuverlässigen Support. Dieser ist Montag bis Sonntag von 7.00 bis 18.00 Uhr erreichbar. Hierfür arbeiten wir mit dem externen Dienstleister Cancom zusammen, die insgesamt auch das Projekt begleiten.
Wie viele Pfarreien sind mittlerweile komplett ausgestattet?
Die weltweiten Lieferschwierigkeiten von Hardware haben auch wir zu spüren bekommen. Aber mittlerweile haben wir zehn Pfarreien komplett ausgestattet und 13 Pfarreien informiert. Der Einführungszeitpunkt hängt immer ein bisschen von den technischen Gegebenheiten vor Ort ab und davon, in welcher Phase des Prozesses „Wo Glauben Raum gewinnt“ sich der Pastorale Raum bzw. die Pfarrei befindet. Da schauen wir ganz individuell.
Und die Kosten für die technische Ausstattung?
Trägt das Erzbischöfliche Ordinariat. Hier profitieren wir stark von den non-profit-Konditionen, sodass es sehr viel Leistung für vergleichsweise wenig Geld gibt.
Was ist Ihr Zwischenfazit?
Wir versuchen einen Schritt nach dem anderen zu gehen, kommen aber insgesamt gut voran. Die Verzögerungen waren gleichzeitig auch Chance für uns, Probleme frühzeitig zu erkennen und gleich zu beheben, um so ständig die Qualität des Einführungsprozesses zu verbessern.
Mit der neuen Ausstattung schaffen wir gewissermaßen die Grundlage für ein starkes Netzwerk, in dem wir langfristig gemeinsam arbeiten können. Erst wenn das steht, können wir vernünftig digitale Prozesse abbilden – auch zwischen Pfarreien und dem Erzbischöflichen Ordinariat. Und diesem Ziel kommen wir laufend näher.
