Startphase der Beratungsleistung

Die Pfarrei tauscht sich mit dem Dienstleister zum benötigten Umfang von Beratungsleistungen in Startberatungen aus. Hierzu werden zwischen den Akteuren der Pfarrei und dem Dienstleister in der Regel drei, maximal vier Termine für diese Startberatungen vereinbart. Die Kosten für diese Termine trägt das Erzbistum; hierzu richtet die Pfarrei eine Anfrage an den Dienstleister. Dieser klärt mit der Projektgruppe im EBO die Kostenübernahme und die Pfarrei und der Dienstleister erhalten dann eine entsprechende Mitteilung.

Die Startberatungen werden mit einem Kreis von Personen durchgeführt, die unterschiedliche Aufgaben in der Pfarrei haben und die unterschiedlichen Perspektiven in den Entwicklungsprozess einbringen können. Dazu gehören neben Mitgliedern des Bauausschusses, des Kirchenvorstands und der Pfarreiverwaltung auch ehrenamtlich engagierte Personen der Pfarrei.

Die Pfarrei stellt einen Antrag auf Zuschussmittel beim Erzbischöflichen Ordinariat. Notwendig dafür ist ein Beschluss des Kirchenvorstands, ein abgestimmtes Vorgehen der Immobilienentwicklung (Festlegung der Leistungen des Immobiliendienstleisters) und ein zwischen der Pfarrei und dem Immobiliendienstleister abgeschlossener Vertrag.

Was mögliche Entscheidungen bezüglich der Zukunft von Standorten angeht, so liegen sie für die Pfarrei beim Kirchenvorstand in Abstimmung mit dem Pfarreirat und dessen Votum. In die Entscheidungsfindung werden die Gemeinderäte und die Ausschüsse des Kirchenvorstandes einbezogen.

Die Termine für die Startberatungen werden vom Immobiliendienstleister auch schon für die für die erste Besichtigung von Gemeindeorten genutzt. Er möchte damit einen ersten Überblick über die Sanierungsbedarfe, Erweiterungsmöglichkeiten, Umnutzungschancen etc. gewinnen. Für die Pfarrei und den Immobiliendienstleister ist es so besser möglich, die notwendigen Entscheidungen zur Immobilienentwicklung abzustecken und den notwendigen Beratungsbedarf zu bestimmen. Schwerpunkt bei der Bereisung liegt auf den Standorten, für die ein Entwicklungsbedarf im Sinne der Zielstellung des Immobilienprozesses benannt wird.

Voraussetzung für den Abschluss des Vertrages mit dem Immobiliendienstleister sowie die Beantragung der Zuschussmittel beim Erzbischöflichen Ordinariat ist  die Erstellung des Gebäudenutzflächen- und -mietnachweis (GNN) für alle Immobilienstandorte der Pfarrei. Dafür ist das entsprechende Formular zu verwenden.

Die Leistungen, die der Dienstleister für die Pfarreien erbringen kann, sind in Leistungsmodulen gebündelt. In diesem Dokument finden Sie eine vollständige Zusammenstellung mit Erläuterungen.

Aus den Abstimmungen mit der Pfarrei, den übergebenen Dokumenten und den Bereisungen der Pfarreistandorte entwickelt der Immobiliendienstleister Vorschläge für zielführende Beratungsleistungen und stimmt diese Vorschläge mit der Pfarrei ab. Die Auswahl der Leistungen orientiert sich an den baulichen Notwendigkeiten, den Entwicklungsideen der jeweiligen Pfarrei und der Zielstellung dieses Immobilienprozesses. Die Beratungsleistungen können für die Standorte unterschiedlich ausfallen.

Auf dem letzten Startberatungstermin erfolgt in der Regel auch eine abschließende inhaltliche Festlegung des Beratungsumfangs und der Zeitschiene für die Beratungsleistungen. Für die Klärung von Verfahrensfragen beteiligt sich die Projektgruppe aus dem Erzbischöflichen Ordinariat an dem letzten Beratungstermin.

Vertragspartner der Pfarrei für die Beratungsleistungen zum Immobilienentwicklungsprozesses ist der Immobiliendienstleister ARGE LI.BA.ST, sofern vom Erzbistum bezuschusste Beratungsleistungen genutzt werden sollen. Der Beratungsvertrag wird auf der Grundlage des Rahmenvertrages geschlossen, den das Erzbistum Berlin mit der ARGE LI.BA.ST. vereinbart hat. Jede Pfarrei ist frei, sich auch andere Vertragspartner zu suchen, kann dann aber für vergleichbare Leistungen keine Zuschüsse des Erzbistums erhalten.

Zur Vorbereitung der ersten Startberatung benötigt der Immobiliendienstleister Ihre Unterstützung: Er benötigt von Ihnen Informationen, wo Sie in der Pfarrei bisher mit Ihren Überlegungen stehen und auch Dokumente, um sich einen Überblick zu verschaffen. Dazu werden Sie gebeten, Fragebögen zu Ihren Standorten auszufüllen, und Unterlagen wie z.B. Pläne, Konzepte, Gutachten etc. zusammenzustellen. Um den Datentausch möglichst einfach zu machen, stellt der Dienstleister eine digitale Datenaustauschplattform bereit, auf der alle Dokumente auch für die Verantwortlichen der Pfarrei zu sehen sind. Schließlich sollte in der Pfarrei frühzeitig geklärt sein, welche Personen an den Abstimmungen teilnehmen, als Ansprechpartner für den Immobiliendienstleister zur Verfügung stehen oder auch vorbereitende Aufgaben übernehmen.

Wenn die Beratungsleistungen abgestimmt sind, wird ein Zeitplan für die jeweilige Pfarrei erstellt. Dieser Zeitplan dient als Richtschnur für den  Immobiliendienstleister und die Pfarrei zur Erarbeitung z.B. von Inhalten und Studien und der Durchführung von Workshops und anderen Veranstaltungen.

Aufgrund der Vielzahl von Modulen kann es zu kleineren Abweichungen kommen. Im Beratungsprozess sind gemeinsame Abstimmungstermine der Pfarrei mit dem Immobiliendienstleister notwendig; auch werden Entscheidungen des Kirchenvorstandes zu treffen sein. Der Zeitplan soll so verbindlich wie möglich sein, aber auch flexibel genug, damit die Pfarrei ihre Entscheidungen gut vorbereiten kann.

Treten während der Startberatungen Konflikte beispielsweise zum Vorgehen auf, kann ein zusätzlicher Termin im Rahmen der Startberatungen durchgeführt werden. Während des Immobilienentwicklungsprozesses der Pfarrei dienen Workshops dazu Konflikte in den Blick zu nehmen, Fragen zu erörtern, Lösungen zu erarbeiten und die gemeindliche Öffentlichkeit über Ergebnisse zu informieren.