Buchhaltungsprozess

Optimierung des Buchhaltungsprozesses zu Haushaltsplanung, Buchhaltung, Auswertungen und Zahlungsverkehr – Analyse, Perspektiven und Auswertung, begleitet von der MDG

Das Erzbistum Berlin hat einen Ablaufprozess für Haushaltsplanung, Buchhaltung, Controlling und Zahlungsverkehr in seinen Pfarreien eingeführt. Geplant ist, bis Ende des Jahres 2022 fachliche Anfragen an den Ablaufprozess geklärt und ihn zielführend, effizient und umsatzsteuerkonform entschieden zu haben. Die MDG Medien-Dienstleistung GmbH, München, die Unternehmensberatung der Deutschen Bischofskonferenz, hat das Projekt in den folgenden Schritten begleitet:

Stakeholderanalyse

Wen betrifft es in Pfarreien und Verwaltung?

Analyse des derzeitigen Ablaufprozesses

Sechs Pfarreien sowie Mitarbeiter:innen im Erzbischöflichen Ordinariat werden von MDG-Berater:innen besucht und befragt, um den derzeitigen Ablaufprozess darzustellen und die Abläufe in Budgetplanung, Buchhaltung, Auswertungen und Zahlungsverkehr so zu erläutern, dass die MDG den Prozess in seinem ideal geplanten Ablauf sowie seine Schwächen kennenlernen kann. Die sechs Pfarreien bilden einerseits die Vielfalt und Unterschiedlichkeit innerhalb des Erzbistums Berlin ab und sind andererseits doch auch typisch für andere:

  • St. Otto von Bamberg Usedom/Anklam/Greifswald
  • Hl. Johannes XXIII. Tempelhof-Buckow
  • St. Elisabeth
  • Bernhard Lichtenberg
  • Hl. Drei Könige
  • St. Josef
Perspektive der Stakeholder
  • Interviews
    Mit Hilfe von qualitativen Interviews wird die Perspektive beispielhaft ausgewählter Stakeholder erfasst. Diese berichten von ihren Erfahrungen mit dem Prozess, der Software sowie der Abstimmung der diversen Beteiligten. Befragt wurden Personen aus den Bereichen Verwaltungsleitung, Verwaltungsfachkraft, Pfarrer, Kirchenvorstand und/oder Finanzausschuss, Pfarrgemeinderat sowie Hauptamtliche in der Pastoral (Gemeinde-/Pastoralreferent:in). In diesem Projektschritt ging es nicht nur darum, die Personengruppen zu interviewen, die ganz unmittelbar mit dem Prozess zu tun haben, sondern auch darum, Repräsentant:innen aus Gruppierungen zu befragen, die indirekt am Prozess beteiligt sind oder deren Arbeit von dem Prozess und/oder seinen Konsequenzen beeinflusst wird. Die Erkenntnisse aus den Interviews fließen in das Projekt ein und bieten einen Teil der Grundlage für die anschließende quantitative Befragung.

  • Fragebogen
    Der Fragebogen der MDG wurde an die Stakeholder-Gruppen verschickt, die für den Prozess relevant sind. Die bis dahin erhaltenen Erkenntnisse werden hier gespiegelt und abgefragt, um die Stärken und Schwächen von Prozess und Software weiter zu analysieren. Die Befragung wird schriftlich und online durchgeführt. Wer sich für den Fragebogen interessiert und der Ansicht ist, einen wichtigen Beitrag leisten zu können, wendet sich bitte an Bernhard Meiners von der MDG.
Auswertung

Die MDG wertet die Rückläufe aus Interviews und Fragebogen, sowie eigene Recherchen aus.

Workshop am 29. Oktober 2022

In diesem Workshop in St. Elisabeth wurden Ideen und Vorschläge zur Optimierung des Ablaufprozesses erarbeitet und vertieft. Eingeladen wurden Mitarbeitende in den Pfarreien und Gremien, insbesondere in Verwaltung, Finanzen, Planung, sowie alle, die außerdem betroffen sind wie Mitglieder im Kirchenvorstand oder Finanzausschuss, sowie weitere ehrenamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Abschluss (bis Ende 2022)

Abschließend hat die MDG ihre Analyse des Prozesses und die Ergebnisse im November 2022 im Ordinariat und den Verwaltungsleitungen vorgestellt.

Es hat sich gezeigt, dass es sinnvoll ist, von der bisherigen Buchhaltungssoftware "MACH" auf die Software "DATEV Unternehmen online" als Vorerfassungssystem für "DATEV Kanzlei Rechnungswesen" umzuziehen. In einem ersten Schritt vollziehen diesen Schritt die Pfarreien, die am 1. Januar 2023 starten. Es erscheint sinnvoll, zum Beginn der Neuaufstellung der Verwaltung auch die neue Buchhaltungs-Software einzusetzen und zwar in

St. Johannes der Täufer – Spandau Süd

Heilige Familie – Spandau Havelland

St. Clara – Reinickendorf-Süd

Maria Rosenkranzkönigin

Märtyrer von Berlin – Charlottenburg

St. Jakobus Berlin – Umland Ost

Allerheiligen – Potsdam Land

Die anderen Pfarreien werden sukzessive die Umstellung vollziehen, die Bereiche Finanzen und Bistumsinterne Organisation werden dies jeweils engmaschig abstimmen.

Koordination der Umstellung:

Ulrike Müller, Leiterin Teilbereich Rechnungswesen

Telefon 030/32684-156