Die Einführung der Doppik in den neuen Pfarreien ist keine leichte Aufgabe. In St. Elisabeth hat ein Team ganze Arbeit geleistet und Strukturen geschaffen.
„Auch eine Weltreise beginnt erst einmal damit, dass man aus der Tür geht und zuschließt.“ – sagt ein altes Sprich-wort und dieses Motto legt Edith Weber der Einführung der Doppik in den neuen Pfarreien zugrunde. Gemein-sam mit ihrem Kollegen Florian Klei-ne hat sie vonseiten des Ordinariats das Pilotprojekt der Einführung der Doppik in St. Elisabeth betreut. Zusammen mit dem Verwaltungsleiter Sebastian Hoeber und der Verwaltungsfachkraft Wulf Zimmermann haben sie begonnen, Standards für die in den neuen Pfarreien abzubildenden Prozesse zu schaffen. „Wir sind ein gutes Team – standen von Anfang an in regelmäßigem Austausch und versuchen, gemeinsam Probleme zu lösen“, resümiert der für St. Elisabeth zuständige Verwaltungsleiter.
Ablösung der Kameralistik
Mit der Gründung der neuen Pfarrei wird zum Tag ihrer Errichtung das bisherige Abrechnungswesen der kameralistischen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung auf die doppelte Buchführung in Konten (Doppik) umgestellt. Zur Einführung der Doppik ist es für jede Pfarrei notwendig, zum Stichtag 31. Dezember des Vorjahres, eine Eröffnungsbilanz nach den Vorgaben des Handelsgesetzbuches zu erstellen. In diese Bilanz müssen alle Vermögensgegenstände und Schulden aufgenommen werden. Nach einer umfänglichen Bestandsaufnahme (Inventur) und Bewertung aller Vermögensgegenstände wird das Inventarverzeichnis erstellt, in dem zum Beispiel alle Grundstücke, Gebäude, technischen Anlagen, die Betriebs- und Geschäftsausstattung, Finanzanlagen, Vorräte, Geldbestände auf Konten, Bargeldbestände, Forderungen, Verbindlichkeiten einzeln aufgeführt und bewertet werden. Grundlegende Hinweise dazu und zu einigen Vereinfachungsregeln erhalten die Pfarreien vor dem Stichtag in einem Schreiben vom Erzbischöflichen Ordinariat.
Während des laufenden Geschäftsjahres werden alle Vorgänge (Geschäftsfälle), die in der Pfarrei stattfinden und zu Geldeinnahmen oder Geldausgaben führen, das Vermögen oder die Schulden der Pfarrei verändern bzw. Aufwand oder Ertrag darstellen können, in der Buchhaltung erfasst.
Jeder Geschäftsfall wird mindestens in zwei Konten (Konto und Gegenkonto) erfasst und das Ergebnis (der Periodenerfolg) kann auf zwei Wegen ermittelt werden. Zum Einem über den Vermögensvergleich (die Bilanz zum Anfang und zum Ende des Jahres werden miteinander verglichen) und zum anderen über den Saldo aus allen Erträgen und Aufwendungen (Ergebnisrechnung bzw. Gewinn- und Verlustrechnung - kurz GuV - genannt).
Neu ist außerdem, dass künftige Pfarreien mit Hilfe einer Überleitungsrechnung der ehemaligen Jahresabschlüsse in dem neuen Buchhaltungssystem MACH rechtzeitig eine Jahresplanung vornehmen können. „Eine solche Überleitungsrechnung hat es für St. Elisabeth noch nicht gegeben, daher haben wir uns frühzeitig Gedanken über Kostenstellen gemacht und die Erträge und Aufwendungen diesen Kostenstellen zugeordnet“, berichtet Verwaltungsleiter Sebastian Hoeber und ergänzt: „Wichtige Voraussetzung für die Gewährleistung des Zahlungsverkehrs war das rechtzeitige Einrichten eines neuen gemeinsamen Kontos, auf das der leitende Pfarrer, der Verwaltungsleiter, die Verwaltungsfachkraft und die zur Zahlung berechtigten Personen des Erzbischöflichen Ordinariats Zugriff haben.“
Die Pfarreien werden bei der Umstellung tatkräftig unterstützt: Edith Weber und Florian Kleine stehen als Ansprechpartner im Erzbischöflichen Ordinariat für konkrete Fragen zur Verfügung. Zusätzlich gibt es kurz vor der Gründung der neuen Pfarrei Schulungen zur Buchhaltungssoftware MACH. Da geht es um ganz praktische Dinge wie die Einwahl ins System, Rechnungen hochladen und Einlesen der Belege, Buchungen und Freigaben etc. Auch hier ist Herr Kleine ansprechbar, wenn im Arbeitsalltag in der Gemeinde Fragen auftauchen. Geplant ist außerdem, eine Art Regelwerk zu erstellen als Handbuch für die Pfarreien, damit die weiteren Einführungen der Doppik reibungsloser gelingen können. Nach einem abschließenden Rat für die Umstellung in der Pfarrei gefragt, betont Verwaltungsfachkraft Wulf Zimmermann: „Offen sein für die Anforderungen und Tätigkeiten – es ist keine Raketenwissenschaft. Wichtig ist es, mit Geist an die Umstellung zu gehen und sich lösungsorientiert zu verhalten.“
